Empfänger / Gruppen

1. Empfänger anlegen oder auswählen

Links oben stehen alle bereits angelegten Empfänger (Lieferant, Betreuer, …). Ein Klick auf eine Zeile lädt die Daten in das Formular rechts. Über „Neuer Empfänger“ wird ein leeres Formular geöffnet. Das rote Minus löscht den Empfänger.

Feld / Aktion
Empfänger Typ
Beispiel
Lieferant / Betreuer / Service
Erklärung
Legt fest, für welchen Zweck der Empfänger vorgesehen ist.
Feld / Aktion
Firma
Beispiel
Muster Toner GmbH
Erklärung
Firmenname des Empfängers.
Feld / Aktion
Anrede / Vorname / Nachname
Beispiel
Herr / Max / Muster
Erklärung
Persönliche Ansprache in E-Mails.
Feld / Aktion
eMail
Beispiel
service@muster.de
Erklärung
Zieladresse für alle aktivierten Benachrichtigungen.
Feld / Aktion
Telefon
Beispiel
+49 …
Erklärung
Kontakt-Telefonnummer, informativ.
Feld / Aktion
Neuer Empfänger
Beispiel
—
Erklärung
Leert das Formular für einen neuen Datensatz.
Feld / Aktion
Speichern
Beispiel
—
Erklärung
Übernimmt den Datensatz in die Liste links.

Feld / Aktion	Beispiel	Erklärung
Empfänger Typ	Lieferant / Betreuer / Service	Legt fest, für welchen Zweck der Empfänger vorgesehen ist.
Firma	Muster Toner GmbH	Firmenname des Empfängers.
Anrede / Vorname / Nachname	Herr / Max / Muster	Persönliche Ansprache in E-Mails.
eMail	service@muster.de	Zieladresse für alle aktivierten Benachrichtigungen.
Telefon	+49 …	Kontakt-Telefonnummer, informativ.
Neuer Empfänger	—	Leert das Formular für einen neuen Datensatz.
Speichern	—	Übernimmt den Datensatz in die Liste links.

2. Zähler- und Kontingent-Benachrichtigungen

Diese Flags entscheiden, welche der zähler- bzw. kontingentbezogenen E-Mails der Empfänger persönlich bekommt. Sie greifen zusätzlich zu den Gruppen-Einstellungen der jeweiligen Tabs.

Flag
Zählerstände
Wirkung
Regelmäßiger Versand der Zählerstände (CSV).
Wird gesendet, wenn
der Zählerstands-Job aus Tab „Zählerstände“ läuft.
Flag
Zählerstandsabrechnungen
Wirkung
Abrechnungsdatei der Zählerstände.
Wird gesendet, wenn
der Abrechnungs-Job aus Tab „Zählerstände“ läuft.
Flag
Kontingentabrechnungen
Wirkung
Abrechnungsdatei zum Kontingent.
Wird gesendet, wenn
der Kontingent-Abrechnungsjob aus Tab „Kontingent“ läuft.
Flag
Kontingent Warnungen
Wirkung
Warnung bei Erreichen der Schwellwerte.
Wird gesendet, wenn
Warnungsschwellwert im Tab „Kontingent“ unterschritten wird.
Flag
Kontingentmeldungen
Wirkung
Turnusmäßige Kontingent-Meldung.
Wird gesendet, wenn
das Kontingentmeldungs-Intervall zutrifft.

Flag	Wirkung	Wird gesendet, wenn
Zählerstände	Regelmäßiger Versand der Zählerstände (CSV).	der Zählerstands-Job aus Tab „Zählerstände“ läuft.
Zählerstandsabrechnungen	Abrechnungsdatei der Zählerstände.	der Abrechnungs-Job aus Tab „Zählerstände“ läuft.
Kontingentabrechnungen	Abrechnungsdatei zum Kontingent.	der Kontingent-Abrechnungsjob aus Tab „Kontingent“ läuft.
Kontingent Warnungen	Warnung bei Erreichen der Schwellwerte.	Warnungsschwellwert im Tab „Kontingent“ unterschritten wird.
Kontingentmeldungen	Turnusmäßige Kontingent-Meldung.	das Kontingentmeldungs-Intervall zutrifft.

3. VBM-Gruppen-Benachrichtigungen

Flags rund um Verbrauchsmaterial (Toner, Auffangbehälter, …). Wird meist beim Lieferanten aktiviert, damit dieser Bestellungen und Statusinformationen automatisch erhält.

Flag
VBM Bestellungen
Wirkung
Bestell-Mail an den Lieferanten mit CSV/Bestellliste.
Empfehlung
am Lieferanten aktivieren.
Flag
VBM gewechselt
Wirkung
Info über tatsächlich getauschte VBMs.
Empfehlung
am Lieferanten (Feedback zur Bestellung).
Flag
VBM Status
Wirkung
Status-Reports zu bestehenden Bestellungen.
Empfehlung
am Lieferanten optional.

Flag	Wirkung	Empfehlung
VBM Bestellungen	Bestell-Mail an den Lieferanten mit CSV/Bestellliste.	am Lieferanten aktivieren.
VBM gewechselt	Info über tatsächlich getauschte VBMs.	am Lieferanten (Feedback zur Bestellung).
VBM Status	Status-Reports zu bestehenden Bestellungen.	am Lieferanten optional.

4. Service-Gruppen-Benachrichtigungen

Klassische Service-Meldungen — Tickets, Ereignisse und Neuzugänge. Standardempfänger ist die Service-/Betreuer-Adresse.

Flag
Tickets
Wirkung
Fehler-Ticket per E-Mail an den Service.
Empfehlung
an — sonst gehen Störungen unbemerkt durch.
Flag
Ereignisbenachrichtigungen
Wirkung
Sonderereignisse (siehe Tab „Ereignisse/Tray Levels“).
Empfehlung
an — für Betreuer.
Flag
neue Maschinen
Wirkung
Info über neu gefundene Geräte im Netz.
Empfehlung
an — hilft bei der Standort-Pflege.

Flag	Wirkung	Empfehlung
Tickets	Fehler-Ticket per E-Mail an den Service.	an — sonst gehen Störungen unbemerkt durch.
Ereignisbenachrichtigungen	Sonderereignisse (siehe Tab „Ereignisse/Tray Levels“).	an — für Betreuer.
neue Maschinen	Info über neu gefundene Geräte im Netz.	an — hilft bei der Standort-Pflege.

5. Betreuer-Gruppen-Benachrichtigungen

Flags speziell für den Betreuer: er soll informiert werden, welche VBMs bestellt und gewechselt werden müssen, ohne selbst zu bestellen.

Flag
VBM bestellt
Wirkung
Info, dass eine VBM-Bestellung ausgelöst wurde.
Empfehlung
am Betreuer aktivieren.
Flag
VBM Wechselaufforderung
Wirkung
Aufforderung, ein VBM am Gerät zu wechseln.
Empfehlung
am Betreuer aktivieren.
Flag
Traylevel Benachrichtigungen
Wirkung
Meldung bei kritischen Papierfach-Füllständen.
Empfehlung
am Betreuer aktivieren.

Flag	Wirkung	Empfehlung
VBM bestellt	Info, dass eine VBM-Bestellung ausgelöst wurde.	am Betreuer aktivieren.
VBM Wechselaufforderung	Aufforderung, ein VBM am Gerät zu wechseln.	am Betreuer aktivieren.
Traylevel Benachrichtigungen	Meldung bei kritischen Papierfach-Füllständen.	am Betreuer aktivieren.

6. Empfängergruppe anlegen

Empfängergruppen bündeln mehrere Empfänger für einen Zweck — z. B. „Lieferanten“ oder „Betreuer“. Pro Gruppe wird über die Häkchen Service/VBM/Betreuer festgelegt, welche Standardgruppe sie für den jeweiligen Zweck ist.

Feld / Aktion
Gruppenname
Beispiel
Lieferanten
Erklärung
Name der neuen Gruppe im Eingabefeld.
Feld / Aktion
Neue Gruppe
Beispiel
—
Erklärung
Legt die Gruppe in der Liste unten an.
Feld / Aktion
Spalte Service
Beispiel
Häkchen
Erklärung
Diese Gruppe ist Standard-Empfänger für Service-Meldungen (Tickets, Ereignisse, neue Maschinen).
Feld / Aktion
Spalte VBM
Beispiel
Häkchen
Erklärung
Diese Gruppe ist Standard-Empfänger für VBM-Bestellungen und -Status.
Feld / Aktion
Spalte Betreu…
Beispiel
Häkchen
Erklärung
Diese Gruppe ist Standard-Empfänger für Betreuer-Meldungen (Wechselaufforderung, Traylevel).
Feld / Aktion
Rotes Minus
Beispiel
—
Erklärung
Löscht die Gruppe.

Feld / Aktion	Beispiel	Erklärung
Gruppenname	Lieferanten	Name der neuen Gruppe im Eingabefeld.
Neue Gruppe	—	Legt die Gruppe in der Liste unten an.
Spalte Service	Häkchen	Diese Gruppe ist Standard-Empfänger für Service-Meldungen (Tickets, Ereignisse, neue Maschinen).
Spalte VBM	Häkchen	Diese Gruppe ist Standard-Empfänger für VBM-Bestellungen und -Status.
Spalte Betreu…	Häkchen	Diese Gruppe ist Standard-Empfänger für Betreuer-Meldungen (Wechselaufforderung, Traylevel).
Rotes Minus	—	Löscht die Gruppe.

7. Empfänger einer Gruppe zuordnen

Rechts unten wird eine ausgewählte Gruppe befüllt. Links „verfügbar“ stehen alle Empfänger passenden Typs, rechts „zugeordnet“ die Mitglieder. Die Pfeiltasten dazwischen verschieben Einträge zwischen den Listen.

Element
Gruppe (Liste)
Aktion
anklicken
Wirkung
Wählt die zu bearbeitende Gruppe aus.
Element
Empfänger (links)
Aktion
anklicken + Pfeil →
Wirkung
Empfänger in die Gruppe übernehmen.
Element
Empfänger (rechts)
Aktion
anklicken + Pfeil ←
Wirkung
Empfänger aus der Gruppe entfernen.

Element	Aktion	Wirkung
Gruppe (Liste)	anklicken	Wählt die zu bearbeitende Gruppe aus.
Empfänger (links)	anklicken + Pfeil →	Empfänger in die Gruppe übernehmen.
Empfänger (rechts)	anklicken + Pfeil ←	Empfänger aus der Gruppe entfernen.

8. Empfängergruppen aus Maschinengruppen erzeugen

Ist bereits eine saubere Struktur an Maschinengruppen gepflegt (z. B. je Standort), kann der Agent daraus in einem Schritt passende Empfängergruppen anlegen — jede Maschinengruppe wird zu einer gleichnamigen Empfängergruppe. Die Funktion liegt im Zahnrad-Menü des Benachrichtigungen-Dialogs (oben rechts).

Aktion
Empfängergruppen aus Maschinengruppen erzeugen
Ergebnis
Für jede Maschinengruppe entsteht eine gleichnamige Empfängergruppe
Anwendung
Standard-Startpunkt beim Einrichten eines neuen Kunden — anschließend nur noch Empfänger zuordnen.
Aktion
Bestehende Gruppen
Ergebnis
werden nicht überschrieben, sondern ergänzt
Anwendung
Bereits vorhandene Empfängergruppen mit gleichem Namen bleiben erhalten.

Aktion	Ergebnis	Anwendung
Empfängergruppen aus Maschinengruppen erzeugen	Für jede Maschinengruppe entsteht eine gleichnamige Empfängergruppe	Standard-Startpunkt beim Einrichten eines neuen Kunden — anschließend nur noch Empfänger zuordnen.
Bestehende Gruppen	werden nicht überschrieben, sondern ergänzt	Bereits vorhandene Empfängergruppen mit gleichem Namen bleiben erhalten.

9. Speichern

Wie in allen Systemdialogen: Änderungen an Empfängern und Gruppen sind erst nach Klick auf den Haken (✓) oben rechts im Titel des Benachrichtigungen-Fensters wirksam.

Aktion
Speichern
Wo
Haken ✓ oben rechts
Wirkung
Übernimmt Empfänger, Flags und Gruppenzuordnungen.
Aktion
Schließen ohne Speichern
Wo
X oben rechts
Wirkung
Verwirft nicht gespeicherte Änderungen.

Aktion	Wo	Wirkung
Speichern	Haken ✓ oben rechts	Übernimmt Empfänger, Flags und Gruppenzuordnungen.
Schließen ohne Speichern	X oben rechts	Verwirft nicht gespeicherte Änderungen.